lundi 26 novembre 2012

Reprendre la main sur vos emails...

La plupart d'entre vous le confesse : les emails rendent fou.
Il peut paraître surprenant d'écrire sur les mails dans un blog dédié à la présentation professionnelle et à l'influence.
Pourtant, il y a du sens à cela...
Difficile de s'envisager comme quelqu'un d'influent et continuer à utiliser l'un des outils les moins influent qui soit.
Vos emails ne sont plus efficaces. Vos emails n'influencent personne.

La raison à cela est simple : les emails ne répondent aux caractéristiques d'aucun média de communication.
Tout d'abord, personne ne considère vraiment les emails comme un véritable écrit. Il n'y a qu'à lire avec quelles libertés les auteurs de mails s'affranchissent des règles de politesse ou d'orthographe. Combien les mails s'apparentent de plus en plus à du "chatting".
Il devient donc difficile de les rattacher aux médias documents du type livre, mémo, notes, ou de toutes sources écrites.
De ce fait, le mail ne pouvant être rattaché aux médias parlés ou visuels ou sonores, le mail ne rentre dans aucune catégorie. Ce n'est pas un média. Ce n'est pas vraiment un outil de communication. Le mail est bâtard. De là vient une partie de votre problème.

De plus, beaucoup considère que l'envoie d'un mail est une action de communication en soi. La responsabilité de l'acquisition du message est transférée sur le destinataire. "Je t'ai envoyé un mail, tu dois l'avoir reçu !" Ce qui bien sûr est absurde, puisque comme pour toute communication, cette responsabilité devrait rester entre les mains de l'émetteur. Des dizaines de milliers de mails se perdent tous les jours.
En plus d'être bâtard, le mail est incertain. Et ce manque de fiabilité pèse sur le récepteur, ce qui est intolérable !

Pour finir, bien souvent, le mail ne sert plus à communiquer mais à se couvrir. Les "mailing lists" de plusieurs dizaines de noms ne servent pas à transmettre de l'information, mais à pouvoir affirmer plus tard que cette information a bien été envoyée. Qu'elle ait été reçue n'est pas de l'affaire de l'envoyeur, on comprend pourquoi !!
En plus d'être bâtard et faillible, le mail est traître. Il y a dans votre boîte mails, des dizaines de messages que vous n'avez pas lu faute de temps. Cela peut vous être reproché ! Ce qui est inconfortable !

Que faire ?!

Changez !

Quelques idées...
Commencez par rédiger des mails qui se puissent rattacher à une catégorie, à un média. Ecrit, si vous le souhaitez. Visuel, par la vidéo ou sonore par l'ajout de fichiers sonores, à vous de voir. Si vous optez pour l'écrit, cela exige que vous en respectiez les règles : ponctuation, orthographe, savoir-vivre...
Prenez la pleine et entière responsabilité de votre communication et assurez-vous que vos mails sont bien reçus : demandez cette confirmation.
Posez-vous la question de savoir si l'information que vous vous apprêtez à envoyer par mail est vraiment importante pour le destinataire. En gros, si vous n'envoyiez pas ce mail, viendrait-il vous le réclamer, ou viendrait-il se plaindre de ne pas l'avoir reçu ?
Vous souhaitez une action de votre destinataire, ne serait-il pas plus efficace de passer un coup de fil et de lui parler ?
Vous avez cliqué sur "Répondre à tous" : est-ce judicieux ?
Avez-vous le sentiment d'avoir fait oeuvre utile en envoyant ce mail ou juste ajouté au bruit ambiant ?
Le test ultime : si vous deviez payer le prix d'un timbre avant de cliquer sur "Envoyer", l'enverriez-vous tout de même ?

Sachez que quoiqu'il arrive, en matière de communication : bâtard, incertain et traître ne vous mèneront jamais bien loin !



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